Unser neuer Partner: Bechtle AV360

Die Umsetzung neuer Systeme zur Stärkung der Förderungen für den Kinder- und Jugendfussball in Deutschland & Europa.

Seit 1983 fördert KOMM MIT europaweit die interkulturelle Völkerverständigung bei Kindern und Jugendlichen über den Sport. Das Herzstück von KOMM MIT ist die Organisation und Durchführung von internationalen Jugendfußballveranstaltung in Europa, bei denen jährlich über 25.000 Kinder, Jugendliche und ehrenamtliche Begleiter*innen aus über 60 Nationen teilnehmen. Bei der gesamten Abwicklung wird das 20-köpfige Team aus der Bonner Zentrale jährlich von über 400 ehrenamtlichen Helfer*innen unterstützt.

Die wichtigste Aufgabe der gemeinnützigen Gesellschaft ist die Förderung des Kinder und Jugendfußballs und das Vereinsleben an der Basis: Jedes Jahr werden Fußballvereine durch die Bereitstellung von Equipment oder Unterstützung von Familien in schwierigen sozioökonomischen Bedingungen durch die Übernahme von Reisekosten für deren Kinder und Jugendliche gefördert.
Als offizieller Kooperationspartners des Deutschen-Fußball-Bundes im Bereich der Jugendförderung schafft KOMM MIT auch für das Ehrenamt in Deutschland eine Bühne. Hierbei werden jedes Jahr aus allen Fußballkreisen des Landes junge Fußballheld*innen, die sich durch besonderes Engagement in ihren Vereinen oder bei anderer ehrenamtlicher Tätigkeit hervorgetan haben, geehrt.

All diese Tätigkeiten und soziale Projekte benötigen eins: strukturelle Organisation und vereinfachte Prozesse. Dies konnte durch die Zusammenarbeit zwischen KOMM MIT und Bechtle AV360° optimiert werden, sodass in der Zukunft weitere Mittel für die Förderung des Vereinslebens zur Verfügung stehen können.

Ausgangssituation

KOMM MIT nutzte in der Vergangenheit bereits verschiedene IT-Systeme, um ihre Geschäftsprozesse durchzuführen. Die meisten Prozesse wurden in Papierform umgesetzt, einige wenige mithilfe von verschiedenen Softwareprodukten unterstützt.

Eine einheitliche Softwarelösung von der Akquisition bis zur Durchführung und Nachbereitung der internationalen Veranstaltungen war nicht vorhanden. Die Hauptanwendung, welche 1999 entwickelt wurde, diente zur Verwaltung der Stammdaten und Teilnahmedaten aller Teilnehmer*innen und Veranstaltungen.
Hier handelte es sich um eine eigenentwickelte monolithische Anwendung. Durch die fehlende Flexibilität konnten folglich die Prozesse den dynamischen Anforderungen bzw. Bedingungen nicht standhalten. Das System war weder zeitgemäß noch benutzerfreundlich, sodass dieses den Anforderungen der Zeit nicht mehr gerecht werden konnte und weder Wartung oder Weiterentwicklung noch eine professionelle Prozesssteuerung möglich waren.  

KOMM MIT beschloss das veraltete System durch ein neues, ein der heutigen Zeit Entsprechendes zu ersetzen, um die Beziehungen zu den internationalen Teilnehmer*innen zu festigen, die Veranstaltungen effizienter zu managen, Papier zu sparen und um in kürzerer Zeit auf neue Anforderungen reagieren zu können.
Darüber hinaus sollte den Teilnehmer*innen der Zugang zu den Inhalten von KOMM MIT erleichtert werden. Das Ziel, durch effizientere Prozesse mehr Ressourcen für die sozialen Projekte zu schaffen, wurde ebenfalls von Anfang an verfolgt. Hierfür suchte KOMM MIT nach einem Partner, der mit ihnen gemeinsam das Vorhaben erfolgreich umsetzen würde.

„Für uns, für KOMM MIT, ist der größte Erfolg nicht die Implementierung neuer Systeme oder die Optimierung neuer Prozesse, sondern dass durch die effizientere und schnellere Lösung der Kinder- und Jugendfußball an der Basis in Deutschland und Europa noch stärker unterstützt werden kann.“

Markus Egyptien, Geschäftsführer KOMM MIT

Mehr Effizienz mit Salesforce

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Produktivitätssteigerung der Mitarbeiter*innen
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Steigerung der Kundenzufriedenheit

Mit Salesforce wurde das zwei Jahrzehnte alte System im September 2020 abgelöst. Bei dem gesamten Prozess wurde KOMM MIT von Bechtle AV360° unterstützt. In enger Zusammenarbeit wurden vorab in Workshops mit allen Mitarbeiter*innen die bestehenden Prozesse aufgenommen.
In einem weiteren Schritt wurden diese Prozesse, gemeinsam mit dem Projektmanager, analysiert, optimiert und weiterentwickelt, sodass ein die individuellen Bedürfnisse von KOMM MIT angepasstes Digitalisierungs-Konzept entstand. Im Anschluss wurde von Bechtle AV360° eine Lösung gesucht, welche die, aufgrund von verschiedenen Faktoren komplexen, Anforderungen abdeckt. Salesforce resultierte als die geeignetste Lösung, um den Bedürfnissen der gemeinnützigen Organisation gerecht zu werden.

Die Einführung einer CRM-Lösung als isolierte Out-Of-The-Box Anwendung war aus der Sicht von Bechtle AV360° nicht zielführend. Außerdem wären bei mehreren Systemen, komplexe und kostspielige Integrationen zu Drittsystemen notwendig. Die Salesforce Plattform bietet KOMM MIT zukünftig die Möglichkeit, flexibel auf Anforderungen zu reagieren. Mit Salesforce lieferte Bechtle AV360° eine universelle Plattform, welche für KOMM MIT eine enorme Flexibilität, Erleichterung der Arbeitsprozesse und Skalierbarkeit mit sich brachte.

Das neue Digitalisierungs-Konzept und die Einführung von Salesforce wurde anschließend allen Mitarbeiter*innen präsentiert, um die bevorstehenden, wichtigen Änderungen innerhalb der Unternehmensprozesse optimal vorzubereiten. Anschließend folgte die Implementierung der weltweit führenden CRM-Lösung. Salesforce erwies sich schnell als die optimale Lösung.

„Wir sind sehr stolz, Bechtle AV360° als Partner zu haben. Mit ihrer fachübergreifenden Expertise und Unterstützung konnten wir in kürzester Zeit agiler werden und unsere Prozesse optimieren. Ohne Bechtle AV360° hätten wir nicht so schnell Erfolge erzielen können.“

Francisco Lahora, Projektmanager Digitalisierung

Die Erfolge

Ausblick

Die Salesforce Umgebung ist nun beliebig skalierbar. Somit verfügt KOMM MIT über eine benutzerfreundliche Software, mit der sich neue Prozesse simpel integrieren lassen. KOMM MIT kann heute weitere Automatisierungen durchführen und interne Prozesse kontinuierlich optimieren.

Da KOMM MIT weiterhin auf Digitalisierung und ein nachhaltiges Handeln setzt, bleibt Bechtle AV360° ein zuverlässiger Partner, dem die gemeinnützige Organisation vertraut.

Unser neuer Partner: Bechtle AV360

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